Beurstransport

Een vrachtwagen rijdt wel, een boot vaart wel en een vliegtuig vliegt wel. Maar bij beurstransport gaat het erom hoe de zaken voorbereid, begeleid en afgehandeld worden.

Een vrachtwagen rijdt wel, een boot vaart wel en een vliegtuig vliegt wel. Maar bij beurstransport gaat het erom hoe de zaken voorbereid, begeleid en afgehandeld worden.

 

Race tegen de klok

”Rennen, springen, vliegen, duiken, vallen, opstaan en weer doorgaan. We kunnen nu niet langer, we kunnen nu niet langer blijven staan.” Wie herkent ze niet, de woorden van Herman van Veen, uit het lied “Opzij, opzij, opzij”?

Net als de meeste exposanten, zal ook menig beurstransporteur het gevoel herkennen; die race tegen de klok om de lading veilig en op tijd bij het beursgebouw af te leveren. Hij weet dat de beursmaterialen koste wat het kost op de juiste tijd op de juiste plaats moeten zijn. Hij weet dat het werk nog niet is afgelopen als hij op het parkeerterrein van het beursgebouw arriveert. Nee, dan begint het pas: het uitladen met heftrucks, het vinden van de juiste standlocatie, het opslaan van de verpakkingen. En ga zo maar door.

Voor een “gewone” transporteur is expositievervoer veel te afwijkend van de normale dagelijkse werkzaamheden. Daarom is beursgoederenvervoer een terrein voor specialisten. Bij het transport van beursmateriaal gaat het niet alleen om het vervoer van A naar B. Dat is waarschijnlijk het makkelijkste onderdeel van het hele vervoersproject. Want een vrachtwagen rijdt wel, een boot vaart wel en een vliegtuig vliegt wel. Het gaat erom hoe de zaken voorbereid, begeleid en afgehandeld worden. Kortom, bij goed beurstransport komt heel wat kijken. Helemaal als het om beurzen buiten de landsgrenzen gaat.

 

Geen omkijken naar

Een beurstransporteur is een gespecialiseerd bedrijf dat veel meer doet dan vervoeren. Het voordeel van een bedrijf met ervaring op het gebied van beurslogistiek is dat je er geen omkijken meer naar hebt. De beurstransporteur regelt het. Een efficiënte planning zorgt ervoor dat uw zendingen via de kortste weg op hun bestemming komen. Ook het bijbehorende papierwerk wordt verzorgd door de transporteur. Douane, technische afhandeling, het opstellen van de benodigde documenten of het verzekeren van zendingen: alles wordt vakkundig afgehandeld.

Zaken doen is in eigen landen al een hele kunst. Laat staan in andere landen, waar men een andere taal spreekt en andere gewoontes kent. Ook die hindernissen kan een ervaren beurstransporteur nemen. Die weet als geen ander de weg in Europa, Azië, Amerika, of welk werelddeel dan ook waarin het bedrijf actief is. Ervaren beursvervoerders spreken hun talen en beschikken over kennis van de plaatselijke markt. Ze werken vaak samen met lokale agenten, die helpen om de beursgoederen vlot en probleemloos op de plek van bestemming te krijgen: in het beursgebouw op de plek van uw stand.

Het belangrijkste onderdeel van beurstransport is waarschijnlijk de samenwerking tussen opdrachtgever en transporteur. Medewerkers van een goed beurstransportbedrijf voelen zich persoonlijk verantwoordelijk voor het soepele verloop van uw opdracht. De coördinatie, begeleiding en voortgangsbewaking is dan ook meestal in handen van één vast contactpersoon. Hij of zij is exact op de hoogte van de stand van zaken van uw lading en zal op elk moment bereidt zijn om op vragen te beantwoorden.

 

Professionele beursvrachtexpediteurs

In tegenstelling tot "gewone" vervoerders zijn gespecialiseerde beursvervoerders bijvoorbeeld op de hoogte van de bepalingen en beperkingen die in bepaalde landen en bij bepaalde beursaccommodaties gelden

Daarom is het ook zo belangrijk om in zee te gaan met vervoerders die verstand hebben van exhibition logistics. Maar waar vind je die bedrijven? Als het om internationale beursdeelnames gaat, kunt u veel informatie vinden op de site www.iela.com.

IELA, de International Exhibition Logistics Associates, is een vereniging van internationale, ervaren, professionele beursvrachtexpediteurs. Deze club houdt zich uitsluitend bezig met het vervoer van goederen naar en van grote beurzen. Alle IELA-leden houden zich aan de regels die de IELA heeft opgesteld: de "Standards of Performance for Export Agents". Als u in zee gaat met een lid van de IELA, maakt u in feite gebruik van een wereldwijd netwerk van professionals op het gebied van beurslogistiek.

Slim plannen

Het verplaatsen van grote items kan een budgetmonster zijn. Daarom is het zaak om slim te plannen.

– Als u een container van Brussel naar Los Angeles moet verplaatsen in drie dagen, dan zullen de kosten er niet om liegen. Als u voor dezelfde lading echter zes weken de tijd neemt, kunt u heel wat besparen.
– In het algemeen geldt: des te sneller iets van A naar B gebracht moet worden, des te hoger wordt de prijs. Maar als u bijvoorbeeld de tijd heeft om uw goederen per trein te vervoeren, dan zal dat goedkoper zijn dan per vrachtwagen. En transport via de weg is weer veel goedkoper dan transport via de lucht.
– Vliegtuigen zijn er nou eenmaal niet voor ontworpen om bulkgoederen te vervoeren.

– Nog een paar tips: probeer andere exposanten te vinden die tegelijk met u op een bepaalde beurs staan. Als u uw standmaterialen gezamenlijk laat vervoeren, scheelt dit aanzienlijk in de kosten.

– Vraag offertes aan bij verschillende transporteurs. Kijk of er prijsverschillen zijn en kies voor de juiste prijs/kwaliteit verhouding. U kunt ook naar referenties vragen en deze checken: zijn de klanten tevreden met deze transporteur?

– Tenslotte: de meeste verhuizingen van huishoudens vinden in de zomermaanden plaats. En dan niet aan het begin van de maand, maar meestal aan het eind. Hou er dus rekening mee dat in die periode minder vrachtwagens beschikbaar zijn. 

(Uit: Expovisie 574)