Beursdeelname zonder projectteam geen optie

Stel voor een beursdeelname altijd een projectteam samen. Ga niet als eenling te werk, waarbij je gedurende het proces steeds maar weer leentjebuur moet spelen bij alle afdelingen. Betrek zoveel mogelijk afdelingen bij het projectteam en maak bij de start iedere deelnemer verantwoordelijk voor bepaalde taken.

In jouw projectteam zijn de volgende taken te verdelen:

Projectleiding. Wie houdt het overzicht op de voortgang en is het centrale aanspreekpunt voor iedereen. Bij voorkeur iemand met gevoel voor planning, controle en teambuilding en met voldoende autoriteit om mensen aan te kunnen spreken op het uitvoeren van hun taken.

Secretariaat. Wie beheert alle afspraken, formulieren en overeenkomsten en wie signaleert de taken die nog moeten gebeuren? Het vraagt om iemand die weet hoe je een administratie op orde houdt en makkelijk de telefoon pakt. De steun en toeverlaat van de projectleider of de projectleider zelf.

Budgetbewaking. Wie stelt het benodigde budget vast en controleert dat het project ook binnen budget blijft. Logischerwijs iemand van de financiële administratie. Die kan doorgaans ook makkelijker de kosten van voorgaande beursdeelnames terughalen, als basis voor een realistische kostenbepaling.

Strategiebepaling. Wie zorgt ervoor dat er een duidelijk document komt met de doelstelling van de beursdeelname en de te behalen targets. Bij voorkeur iemand uit het management die commercieel verantwoordelijk is.

Standbouw. Wie zorgt dat alles rondom de stand is geregeld en onderhoudt daarover de contacten met de organisator, de leveranciers en/of de standbouwer. De complexiteit van deze taak hangt af van het standtype dat wordt gekozen. Zeker bij het vanuit een blanco pagina ontwikkelen van een maatwerk standconcept is er invloed vanuit alle disciplines. Dit vraagt om iemand die stevig in de schoenen staat en het beste uit het hele team haalt.

Communicatie. Wie is het aanspreekpunt voor de pers en zorgt dat jullie beursdeelname uitgebreid onder de aandacht komt. Het gaat hier dus om het vermarkten van de beursdeelname voor een optimaal rendement. Voer voor het communicatietalent binnen de organisatie

Standmanagement. Wie brieft, stimuleert en corrigeert de standbemanning op de beurs en is het centrale aanspreekpunt voor alle vragen. Zou dezelfde persoon kunnen zijn als die de projectleiding doet, maar hoeft niet per se. Het type persoon is wel dezelfde, waarbij in dit geval stressbestendigheid en autoriteit binnen het standteam extra aandachtpunten zijn.

Follow-up. Wie zorgt dat de follow-up ook daadwerkelijk plaatsvindt, zodat de vruchten van de beursdeelname ook daadwerkelijk geplukt worden? De ideale kandidaat zou wel eens iemand kunnen zijn die geen van de voorgaande taken in zijn of haar pakket heeft. Iemand die nog fris en scherp is na de beursdeelname.

Logischerwijs zal de omvang van de organisatie bepalen over hoeveel mensen deze taken te verdelen zijn. Betrek binnen een grote organisatie alle afdelingen en specialisten bij het project en leg de projectleiding in handen van iemand van het management. Plan tussentijdse collectieve meetings zodanig, dat niet alles op het laatste moment aankomt.