Beurscatering | Expovisie

Beurscatering

Wat voor catering heb je als organisator nodig om bezoekers en exposanten tevreden te stellen? Uitgebreide driegangenmaaltijden of flesjes drinkyoghurt? Het antwoord luidt: beide.

Wat voor catering heb je als organisator nodig om bezoekers en exposanten tevreden te stellen? Uitgebreide driegangenmaaltijden of flesjes drinkyoghurt? Het antwoord luidt: beide.

 

Voor exposanten en de organisator mag een beurs dan keihard werken zijn, voor de bezoekers is het vaak een dagje uit. Natuurlijk, ze gaan naar de beurs omdat ze contacten willen leggen, informatie willen vergaren of besprekingen willen voeren. Maar op het einde van de dag willen bezoekers tevens kunnen terugblikken op een rijk gevulde en aangename dag.

Vaak speelt tafelen daar een centrale rol in. Voor de ene bezoeker gaat het dan om de uitgebreide lunch die hij samen met een exposant genomen heeft, voor de andere bezoeker gaat het om het verrassende hapje met collega’s. Daarom mogen we beurscatering niet beschouwen als een vervelende bijkomstigheid. Het is een onderdeel van de gehele propositie dat, mits vakkundig aangepakt, kan bijdragen aan de positieve waardering van de beurs.

“We hebben een paar leuke collecties besteld, de trendtentoonstellingen waren razend boeiend en… ik heb voor de eerste keer in mijn leven sushi gegeten.” Een cateringaanbod dat goed is afgestemd op de bezoekersdoelgroep(en), draagt bij aan de belevingswaarde van het beursbezoek en kan zelfs een aparte attractiepool worden.

 

Beperkte vrijheid

De meeste beurscomplexen hebben een vast contract met een cateraar die daardoor dus het alleenrecht heeft. Dat heeft voordelen en nadelen. Voordelen zijn onder meer dat u als organisator onderhandelt met een partner die het terrein kent, die een adequate inschatting kan maken van het aantal benodigde cateringpunten en personeel, de cateringbehoeften tijdens de opbouw- en afbouwdagen, specifieke smaakvoorkeuren et cetera. In de meeste gevallen beschikt de huiscateraar on site over opslagplaatsen en productiecapaciteit, zodat hij snel kan inspelen op wijzigende situaties: meer of minder personeel in de outlets, meer of minder van een bepaalde schotel, vroeger of later openen van de cateringpunten…

Het nadeel van een monopolie is genoegzaam bekend: u bent gebonden aan de voorstellen van één bepaalde cateraar én aan de tarieven die hij voorstelt. Uiteraard zijn die tarieven anders dan die van de cateraar bij u om de hoek. Een beurscateraar moet investeren in uitrusting en outlets die meerdere maanden per jaar niet gebruikt worden, terwijl hij in de piekmomenten bijkomend personeel en materiaal moet laten aanrukken. Die ongelijkmatige bezetting zorgt ervoor dat de operationele kosten voor een beurscateraar hoger zijn. En dat wordt in de kostprijs verrekend.    

 

Rustige omgeving

Het cateringaanbod dat u als beursorganisator regelt, heeft normaliter drie belangrijke doelgroepen: exposanten die samen met bezoekers willen tafelen, standbemanners die op zoek zijn naar een snelle hap en bezoekers die samen gezellig een hapje willen eten.

Die eerste groep wil vooral een rustige omgeving en wat uitgebreider keuzemogelijkheden. Door voldoende ruimte te laten tussen de tafels of ze enigszins van elkaar af te schermen, creëert u een sfeer waarin zakelijke besprekingen gehouden kunnen worden. Dit type restaurant tekent u beter niet in het midden van de drukste bezochte hal, want daar maken omgevingsgeluiden rustige tafelgesprekken onmogelijk. Op een decentrale plaats vermijdt u bovendien het risico dat teveel bezoekers een cateringoutlet binnenlopen die niet aan hun verwachtingen of behoeften beantwoordt.

 

Broodje gezond

Op een beursstand staan is zo mogelijk nog vermoeiender dan een beurs organiseren. Standmedewerkers hebben in de loop van de dag dan ook behoefte aan kleine, licht verteerbare hapjes die ze snel naar binnen kunnen werken en die geen vervelende “neveneffecten” hebben. Dus liever geen pita’s met pittig knoflooksausje of uitgebreide kaasbuffetten.

Gezonde snacks en kleine gerechten die snel bediend kunnen worden, zijn beter op hun plaats. Omdat veel standmedewerkers meerdere malen per dag langskomen, is het goed voldoende afwisseling te voorzien: pasta, slaatjes, vers fruit, belegde broodjes en melkproducten in een dagelijks wisselend aanbod. 

De belangrijkste troeven voor dit type cateringoutlet zijn goede bereikbaarheid en een hoge verwerkingscapaciteit. Ze moeten op maximaal enkele minuten stappen liggen en maximaal tien minuten later moet je bediend zijn. In dit type outlet wordt niet nagetafeld. Het stramien is: snel een (gezonde) hap en daarna weer naar de stand om verder te werken.

 

Sfeervol

Er zijn heel wat beursbezoekers die hun bezoek “in stijl” willen afsluiten. De contacten zijn gelegd, de bestellingen geplaatst en de vermoeidheid begint toe te slaan. Hoogste tijd om iets te gaan eten en het gesprek met die leuke collega aan tafel voort te zetten.

Voor deze gasten gaat de voorkeur uit naar een cateringoutlet die aansluit bij de sfeer en het thema van de beurs. Zowel de aankleding van het restaurant als het cateringaanbod moeten bijzonder zijn. Dat wil zeggen: anders dan een willekeurige zaak buiten de beurshal en anders dan het aanbod in de andere outlets.

Als beursorganisator gaat u voor de samenstelling van dit menu beter vooraf met de cateraar rond de tafel zitten. Bespreek welke sfeer u in het verkooppunt wilt creëren en hoe de aankleding daar aan bijdraagt. Laat de cateraar een aantal aangepaste gerechten voorstellen en organiseer zo mogelijk een proefsessie met enkele medewerkers die het doelpubliek en de beurs kennen. 

 

Communiceren

Bezoekers beschouwen een beurs – zeker wanneer die enige omvang heeft – als een groot conglomeraat zonder structuur. Ze oriënteren zich niet op hallen of gangen en volgen eerder intuïtief een parcours. Om te zorgen dat de juiste man en vrouw in het juiste cateringpunt terecht komen, is het van belang dat u duidelijk communiceert welke soort cateringpunten waar te vinden zijn.

Herhaal dit waar het maar kan: in de catalogus, op de website, op grondplannen en in flyers… Alleen op die manier leidt u een maximaal aantal bezoekers tot bij de tafel die ze in gedachten hadden.

 

Minimumprogramma

Het getuigt van goede smaak en van goed gastheerschap om ook tijdens de opbouw- en afbouwdagen enige catering te voorzien.

De medewerkers van het standbouwbedrijf hoeven wellicht geen uitgebreide diners met voorgerechten en toetjes, maar een basisassortiment belegde broodjes, koffie, soep en frisdranken zal beslist op prijs worden gesteld. Breng de standbouwfirma’s en andere dienstenleveranciers vooraf op de hoogte van de geboden cateringmogelijkheden.

(Uit Expovisie 577)