Magazine
Contact
Home
Hostesses zorgen dat alles op rolletjes loopt
Net als de vaste medewerkers bepalen tijdelijke beursmedewerkers het succes van de beursdeelname. En dus is het beslist geen overbodige luxe om vooraf stil te staan bij hun taken en verantwooordelijkeheden.

Iemand zonder noemenswaardige voorbereiding een beursstand laten bemannen zou eigenlijk strafbaar moeten zijn. Het getuigt van weinig respect voor de beursbezoeker en het is contraproductief.
Toch gebeurt het vaak dat met name tijdelijke medewerkers op de stand neergepoot worden zonder dat zij enige notie hebben van wat er op het spel staat. Zo hoort het uiteraard niet… Op een stand gebeurt meer dan alleen maar verkoopgesprekken voeren met klanten. Bezoekers verwelkomen, producten en technieken demonstreren, doorverwijzen naar standbemanners, folders uitdelen, (stand)bezoekers regisreren… Het zijn activiteiten waarvoor een bedrijf niet altijd de juiste mensen heeft. In dat geval wordt een beroep gedaan op tijdelijke medewerkers. Net als de vaste medewerkers bepalen zij het eindresultaat van de beursdeelname. En dus is het beslist geen overbodige luxe om vooraf even stil te staan bij de taken en verantwoordelijkheden van de mensen die straks tijdelijk deel van uw team zullen uitmaken.

Onthaal
Eén van de meer klassieke taken voor tijdelijke medewerkers is het vakkundig onthalen van bezoekers. Vakkundig betekent onder meer dat de hostess of host de bezoeker snel en efficiënt opvangt, dat hij of zij de taal van de bezoeker begrijpt, dat de eventuele vraag correct wordt geInterpreteerd en de nodige actie wordt ondernomen. Een goede onthaalmedewerker is alert en aandachtig, heeft een brede bagage en een groot empatisch vermogen en kan mensen snel het gevoel geven dat ze echt welkom zijn.
Ondersteuning: Vaste commerciële medewerkers willen hun beursminuten zo nuttig mogelijk gebruiken en moeten zich niet bezighouden met tafels afruimen en netjes houden, informatiepakketten samenstellen, giveaways uitpakken, folderrekken bijvullen, tasjes aanreiken et cetera. Al die ondersteunende activiteiten, die ervoor zorgen dat de andere leden van het team in optimale omstandigheden kunnen werken, kunt u overlaten aan tijdelijke medewerkers die er onopvallend voor zorgen dat alles op rolletjes loopt.
Demonstratie: Dingen aanschouwelijk uitleggen en een boeiend verhaal vertellen is een talent op zich. Omdat de eigen medewerkers vaak te dicht bij het product staan en er niet in slagen om het door de bril van een gebruiker te bekijken, slagen tijdelijke medewerkers met demonstratiebloed in de aderen er vaak beter in een boeiende demonstratie te geven. Belangrijke elementen voor dit profiel zijn gevoel voor methodiek en dramatische opbouw, welbespraaktheid en enig acteertalent.

Interim-verkoper
Er is minstens één – geslaagde – case waarbij ook het pure verkoopwerk aan tijdelijke medewerkers werd overgelaten. Een autoconstructeur besloot om voor de European Motor Show Brussels – een autobeurs waar traditioneel veel verkocht wordt – alle verkopers thuis te laten en te vervangen door tijdelijke medewerkers die een speciale verkooptraining kregen. De hosts bleken efficiënter dan de professionals omdat ze meer voeling hadden met wat de autokopers écht belangrijk vinden. Echte autoverkopers zien modellen, versies, afwerkingsniveaus en motorisaties. Amateur-autoverkopers zien dat handige knopje waarmee je de achteruitkijkspiegels verstelt en ze horen de zachte klik waarmee het portier sluit. Daardoor verbreekt de interim-autoverkoper de stugge machtsverhouding aanbieder-afnemer en schaart hij zich aan de zijde van de klant-in-wording: “Wij gaan lekker samen een nieuwe auto kopen”. Voor complexe technische producten kun je vaste verkopers uiteraard beter niet vervangen. Het klaarstomen van externe medewerkers neemt dan teveel tijd en geld in beslag en weegt niet op tegen de voordelen.

Conceptueel
Niks is dodelijker voor het efficiënt functioneren van hostesses en promotiewerkers dan een gebrek aan essentiële informatie. Heel vaak worden tijdelijke krachten in het diepe gegooid met als enige “know how” het gsm-nummer van een contactpersoon. Om tijdelijke medewerkers optimaal te laten renderen, moet u ze ruim vooraf van alle relevante informatie voorzien. Afhankelijk van hun taken en verantwoordelijkheden zijn dit de elementen waarover u hen moet informeren:
Bedrijf: In welke sector is het bedrijf actief? Wat doen we en wat doen we zeker niet? Wie zijn onze klanten? Wie zijn onze concurrenten? Wat zijn onze belangrijkste troeven? Welke waarden koestert het bedrijf? Hoe communiceren we? Wat voor types medewerkers hebben we? Welke geruchten doen over ons bedrijf de ronde en hoe beantwoorden we die? Etc.
Doelstellingen: Waarom neemt het bedrijf aan deze beurs deel? Welke resultaten worden verwacht van het team en van de individuele medewerkers? Hoe worden die resultaten gemeten? Op welke wijze zijn de doelstellingen vertaald in de lay-out en de look & feel van de stand? Welke speciale acties werden in het voortraject ondernomen? Aan welke randprogramma’s nemen we deel? Hoe werkt de stand?
Bezoekers: Welke soorten mensen bezoeken deze beurs en welke categorieën zijn voor het bedrijf interessant? Welke vragen stel ik in welke volgorde om uit te maken of een bezoeker relevant is? Hoe geraak ik van oninteressante bezoekers af? Hoe en naar wie verwijs ik klagende klanten door? Wat rapporteer ik wanneer?
Reglement: Welk huishoudelijk reglement is van toepassing tijdens de beursuren? Wat zijn de werk- en rusttijden? Wie zijn de belangrijkste verantwoordelijken op de stand?

Beurswiki
Niet alle informatie is even makkelijk op papier te zetten. Daarom is het vaak nuttig om zaken tijdens een voorbereidende meeting toe te lichten. Op die manier worden tijdelijke medewerkers in staat gesteld om vooraf kennis te maken met de andere leden van het team en met het bedrijf. Geef de tijdelijke medewerkers volop de kans om vragen te stellen. Echt leerrijk en leuk wordt het wanneer u bepaalde veel voorkomende situaties laat naspelen door meer ervaren medewerkers. Nodig vaste en tijdelijk medewerkers uit om na afloop van de beurs hun bevindingen op papier te zetten. Na enkele edities kunt u op die manier een soort “beurswikipedia” opbouwen met vaak gestelde vragen, veel voorkomende situaties en hoe ze op te lossen, do’s & don’ts en handige tips. Op die manier heeft u in één moeite door een instrument om te zorgen dat alle opgedane ervaring binnen het bedrijf blijft en optimaal aangewend wordt.


2009-07-16
Webdesign - Hosting - Techniek: Qball Internet BV