Magazine
Contact
Home
Full service betekent één aanspreekpunt voor alles, van ontwerp tot follow-up”
Van de opbouw van de stand tot het moment dat de eerste bezoeker langskomt, moeten zoveel zaken op het juiste moment opgeleverd worden, dat een full service standbouwbedrijf vaak de enige is die een beetje overzicht kan houden.

Van de opbouw van de stand tot het moment dat de eerste bezoeker langskomt, moeten zoveel zaken op het juiste moment opgeleverd worden, dat een full service standbouwbedrijf vaak de enige is die een beetje overzicht kan houden.

Een klassiek geworden conference van Wim Sonnevelt portretteert een balsturige loketbediende in een postkantoor. Hij maakt het een klant die een postzegel wil kopen erg moeilijk door eindeloos door te bomen: Welke kleur? Welke tekening? Welke waarde? Ook zin in onze aanbieding? De klagende klant blijkt als kapper dezelfde fout te maken: Wassen? Drogen? Verzorgende crème? Kleurspoeling? Lotionnetje?...

Ook bij een beursdeelname bepaalt het antwoord op de vraag “Wat kan/wil ik zelf doen en wat niet?” het aantal leveranciers dat u zult moeten aanspreken. Van de firma die de flatscreens op de stand komt leveren tot het bedrijf die de t-shirts voor het team bedrukt of de belegde broodjes voor de klanten smeert.

Eén aanspreekpunt
Sommige firma’s geven er de voorkeur aan slechts één aanspreekpunt te hebben voor alle diensten die rondom de beursdeelname betrokken worden. Dat voorkomt dat belangrijke zaken over het hoofd worden gezien worden. Ook kan er zo met korte communicatielijnen worden gewerkt en is er veel meer duidelijkheid over de verantwoordelijkheden, vooral als dingen niet gaan zoals afgesproken.
Een aantal standbouwbedrijven profileert zich als full service bedrijf. Dat wil zeggen dat ze in principe alle aspecten van de beursdeelname van u kunnen overnemen: van het selecteren van de beurs tot het samenbrengen van de bemanning voor een evaluatiegesprek. Hoe breed de waaier diensten is, kiest u als opdrachtgever zelf. Let wel: aan boord is niet noodzakelijk hetzelfde als in huis: ook full service standbouwbedrijven besteden taken uit en fungeren als een soort aannemer. Daarvoor rekenen ze aan het opdrachtgevend bedrijf een management fee, eventueel aangevuld met een commissie van de onderaannemer.
Strikt gezien is er slechts één aspect dat een full service standbouwonderneming niet verzorgt: de beslissing om aan beurzen deel te nemen. Zodra die beslissing is genomen, kan een full service bureau worden ingeschakeld. Bijvoorbeeld om een “ranking” te maken van manifestaties die in aanmerking komen.

Conceptontwikkeling
De allerlastigste klus van het hele voorbereidingstraject is het vinden van een sterk deelnameconcept. Een concept is richtinggevend voor het ontwerp van de stand, de boodschap die doorgegeven moet worden, het verhaal dat op de stand verteld wordt, het ondersteunende materiaal, de giveaways, de kledij van de standmedewerkers tot zelfs de catering. De reden waarom conceptontwikkeling doorgaans als “moeilijk“ wordt ervaren, is dat we als aanbieder onvoldoende afstand kunnen nemen van ons eigen standpunt. Maar die kritische afstand is onontbeerlijk om een propositie te kunnen formuleren die de potentiële gebruiker aanspreekt. Buitenstaanders zijn niet zo nauw bij het product betrokken en hebben minder moeite om zich in te leven in de situatie van de gebruiker. De vragen die de bezoeker zou kunnen stellen, de verwachtingen die hij of zij koestert, de argumenten waar hij of zij gevoelig voor is… alles wordt ingebed in een deelnameconcept dat bezoekers maximaal aanspreekt.

Realisatie
Tijdens een beurs in opbouw is elke stand een bouwwerf en zijn vaak vele honderden vaklui tegelijk aan de slag. Het vergt veel discipline en ervaring om snel en efficiënt te werken op een beperkte ruimte zonder daarbij collega’s te hinderen. Standbouwbedrijven hebben de ervaring om in moeilijke omstandigheden en vooral de mankracht om in korte tijd ook complexe projecten te realiseren. Ook het aanvragen van toelatingen, het voorleggen van veiligheidscertificaten en het integreren van standonderdelen die door andere leveranciers verzorgd worden, horen in dit rijtje thuis.

Coördinatie:
Een beursgebouw kan in anderhalve week transformeren van een indoor vijver tot een zakelijk platform waar bedrijven hun beste beentje voorzetten om nieuwe contacten te leggen. Om die transformatie tot een goed einde te brengen, moeten de meest uiteenlopende diensten op het correcte moment geleverd worden. Een full service standbouwbedrijf kan de opleveringen coördineren zodat de diverse onderaannemers elkaar niet voor de voeten lopen en zorgt er ook voor dat met de organisatie eenduidige afspraken gemaakt worden over wanneer wat gebeurt. Zeker voor grote beurzen en voor beurzen buiten de Europese Unie is het belang van dit soort coördinatie niet te onderschatten. Het zou niet de eerste keer zijn dat een palet brochures aan de grens wordt tegengehouden en wordt terug gestuurd.

Travel & stay:
Zeker bij een eerste buitenlandse beursdeelname wordt te laat gedacht aan overnachtingen voor de standmedewerkers en het transport tussen het beurscomplex en het hotel. Full service standbouwbedrijven regelen dit soort zaken voor hun eigen teams tijdens de opbouw en afbraak van de beurs en nemen vaak ook de verblijfsregelingen voor het standteam mee in dit traject. Ook parkeerkaarten, toegangspasjes en dergelijke kunt u op die manier laten regelen.

Team- en standmanagement:
Het standbouwbedrijf is gedurende langere periode bij het project betrokken en heeft kennis genomen van alle “intieme” details van het deelnameproject. Daarom is het ook goed geplaatst om te zorgen dat alle standmedewerkers de nodige informatie krijgen en vooraf weten wat van hen verwacht wordt. Ook het rekruteren van tijdelijk personeel met de juiste competenties en het inhuren van gespecialiseerde medewerkers als tolken en cateringpersoneel kunt u aan het full service bedrijf overlaten.

Nazorg:
Een snelle, adequate en volledige opvolging van nieuwe contacten is de achilleshiel van zowat alle exposanten. Een enkele keer krijg je twee weken na afloop van de beurs een goedbedoeld standaard e-mailtje, maar heel vaak laat de exposant niks meer van zich horen. Een full service standbouwbedrijf kan het aspect nazorg van u overnemen en verzekeren dat alle bezoekers op uw stand zo snel mogelijk een antwoord op hun vraag krijgen. Dat gebeurt enerzijds door een aantal standaard reacties al voor te bereiden en anderzijds door de goede doorstroming van informatie naar de backoffice te verzekeren.


2009-07-16
Webdesign - Hosting - Techniek: Qball Internet BV