Magazine
Contact
Home
Bezoekersregistratie op beurzen
Op de beursstand moeten wildvreemden zo snel mogelijk geïdentificeerd worden. Registratiesystemen helpen dat identificatieproces vergemakkelijken en zorgen ervoor dat er weinig informatie verloren gaat. Het is u vast ook al eens overkomen: anderhalve week na een beursbezoek krijgt u van een onbekend bedrijf een briefje: ‘Naar aanleiding van ons aangenaam gesprek tijdens de Exposhow sturen wij u onze nieuwe brochure over IT-oplossingen voor hospitalen en tankstations.’ Aangenaam gesprek? Ik? Met hen? Over computers in hospitalen?

Te veel exposanten doen maar wat. Na afloop van een beurs komen ze thuis met een stapel visitekaartjes. Met een beetje geluk staat er ook af en toe iets op de achterzijde gekrast: brochure opsturen, offerte in november, sollicitant… Maar op dat kleine kaartje passen nooit alle details en nuances die in een (goed) gesprek op de stand zitten. Je hebt verteld dat je collega die normaal mee zou komen, zich niet zo lekker voelde en dus thuis aan de pc gekluisterd zit. Anderhalve week later krijg je een brochure over IT-oplossingen voor hospitalen.

Twee feiten over beurscontacten


1.  Tweederde van de documentatie die op een stand wordt uitgereikt, bereikt haar eindbestemming – het bureau van iemand die een aankoop kan beslissen of beïnvloeden – niet.

2.  Zowat de helft van de contacten die op de beursstand worden gelegd, verdort na afloop.

Beide samen geven te denken over de doelmatigheid van beurzen als middel om een duurzaam contact te leggen met potentiële klanten. Er gaat veel kostbare informatie verloren en dat is bedreigend voor de rentabiliteit van beursdeelnames. Iedereen kent ondertussen de anekdote van die Nederlandse vrachtwagenconstructeur die stomweg vergat om de doos met leads mee te nemen na afloop van de beurs. Foutje! Kan gebeuren… En het gebeurt nog steeds….

Met een paar eenvoudige maatregelen kunt u verhinderen dat er veel informatie verloren gaat


1. organiseer follow-up

Denk vooraf na over wat de meest gestelde vragen zullen zijn en hoe die het best beantwoord kunnen worden. Stel een standaardbrief op die aangepast kan worden aan de specifieke situatie van elke individuele bezoeker. Spreek met het thuisfront af hoe de informatie over bezoekers zal worden doorgespeeld en wanneer welke actie ondernomen moet worden.

2. laat sporen na

Noteer na elk gesprek op de stand de belangrijkste elementen op een apart blad. Geef aan wat u de bezoeker beloofd heeft en wanneer uiterlijk welke actie ondernomen moet worden. Spreek met de andere teamleden af wie de leads verzamelt en verdeelt. Volg de follow-up op!

3. systematiseer

Maak de rapportering zo gebruiksvriendelijk mogelijk door te werken met categorieën en codes. Meer dan 95% van alles wat bezoekers kunnen vragen in de loop van een gesprek kan teruggebracht worden tot een handvol makkelijk te memoriseren begrippen.

Voorbereiding

Om een beurscontact efficiënt te converteren naar een daadwerkelijke transactie is snelheid van het grootste belang. Hoe sneller het standgesprek een (correct!) vervolg krijgt, hoe beter de indruk die uw onderneming maakt. Idealiter worden elke avond de contacten van de afgelopen dag verzameld en verwerkt en vertrekt de volgende ochtend reeds een gepersonaliseerde brief met de aangepaste bijlagen: de documentatie waar de bezoeker om gevraagd heeft, bij voorkeur in zijn moedertaal, met een korte verwijzing naar de standmedewerker die hem te woord heeft gestaan, het adres van het dichtstbijzijnde verkooppunt enzovoorts. Om snel te kunnen werken, moeten alle documenten, in diverse talen en versies, vooraf beschikbaar zijn. Duid één `thuisblijver` aan die verantwoordelijk is voor alle uitgaande communicatie die naar aanleding van de beursdeelname gegenereerd wordt. Zorg dat ook de betrokken standmedewerkers op de hoogte gebracht worden van de correspondentie en van eventuele reacties.

Telefoon

Een vaak vergeten instrument voor de opvolging van beurscontacten is de telefoon. Een kort, niet opdringerig telefoongesprek enkele dagen na afloop van de beurs (en dus ook na het versturen van de informatie) helpt om de awareness bij potentiële klanten hoog te houden, het suggereert dat uw onderneming veel aandacht schenkt aan haar contacten en het is de ideale gelegenheid om eventuele bijkomende vragen te beantwoorden.

Lees ook

Bezoekersregistratiesystemen

Geregistreerde bezoeker telt voor twee





2009-07-16
Webdesign - Hosting - Techniek: Qball Internet BV