Magazine
Contact
Home
Computerverhuur voor beurzen
Een tijdelijke behoefte aan bijkomende IT-capaciteit – bijvoorbeeld in het kader van een beursdeelname – lost u beter op door apparatuur te huren dan door apparatuur aan te schaffen. Dat lukt het beste als u zich aan een paar spelregels houdt.

Tijdens de beursdagen houdt de wereld niet op met draaien: er moeten offertes en facturen worden gemaakt worden, klantenfiches aangemaakt, correspondentie verzorgd. Een bedrijf dat voor een beursdeelname een pc kan missen, pakt die beursdeelname dan blijkbaar niet goed aan.

Tijdens en na de beurs zou het werk moeten pieken. En dan heb je elke pc nodig. Het is overigens iets om bij stil te staan: wie een pc verhuist, verhuist ook alle data die op de harde schijf staan. Horen die – vaak bedrijfskritische – gegevens thuis in een zo vrij toegankelijke omgeving als een beursstand? Misschien houdt u tijdens de beursuren nog een oogje in het zeil, maar wat gebeurt er tijdens de opbouw, de nacht en de afbouw? Computers blijken – helaas – heel erg diefstalgevoelig te zijn. Je wilt exposanten die een pc of laptop op de beurs zijn kwijtgeraakt niet de kost geven.

Presentatiewerk

Het wat grotere presentatiewerk laat u uiteraard aan uw standbouwer over. Die kan op zijn beurt een gespecialiseerde AV-partner aanspreken die de hele uitrusting levert – projectoren of grote schermen en de computers om ze aan te sturen – en eventueel ook de presentaties zelf produceert. Waar zijn dan nog pc’s of laptops voor nodig? Onder meer om het standgesprek te ondersteunen met een individuele demo, voor het beheer van de contacten en de gespreksrapporten en voor het onderhouden van contacten met de backoffice. Wat voor computers kunt u daarvoor inzetten? Dat hangt van de concrete situatie af. En dat is meteen de reden waarom computers huren een verstandige optie is. Een huurcomputer wordt immers geconfigureerd voor de taak waarvoor hij wordt ingezet: met de nodige software in de meest recente versie, met de communicatiemogelijkheden die in de offerte werden gepreciseerd, zonder overtollige programma’s en snufjes en - vooral – zonder virussen die de boel in de war kunnen sturen. U wilt bluetooth? Bluetooth zult u hebben. U wilt een mini-netwerkje met vier toestellen. U krijgt een functionerend (!) netwerk. U wilt met een 3G-dataconnect het net op? U zult surfen met een snelheid van minimaal 5Mps. En voor een spelletje patience zal de pc niet gebruikt kunnen worden…


Briefing

Computerverhuurders zijn snelle jongens. Veel meer dan een uur hebben ze niet nodig om voor een snelle pechverhelping ter plaatse te zijn. Omdat ze op een beurs of congres vaak meerdere exposanten bedienen, is er altijd wel een technicus in de buurt die een kleine pannen binnen de paar minuten verhelpt. Dat zijn de spoedgevallen. In normale omstandigheden neemt u het best een paar weken voor de beurs contact op. Op dat moment weet u hoe de stand ingericht zal zijn, wat de voornaamste activiteiten op de stand zullen zijn en op welke manier u die activiteiten met computers wilt ondersteunen. Geraakt u er zelf niet helemaal uit, dan zal de computerverhuurder u bijstaan met advies. Op basis van de analyse ontvangt u een offerte waarin gepreciseerd staat welke toestellen geleverd zullen worden, van welke software en communicatiemogelijkheden ze voorzien zullen zijn en welke servicevoorwaarden eraan verbonden zijn. Uiteraard wordt bij grotere bestellingen of complexe installaties de apparatuur niet zomaar net voor de opening van de beurs op de stand gegooid. De technicus die de pc’s komt plaatsen en aansluiten, zal zich er van vergewissen dat alles correct functioneert en dat de standmedewerkers de toestellen op een correcte manier kunnen bedienen.

Backoffice

Zoals voor alle briefings voor dienstenleveranciers, geldt ook voor de computerverhuurder: hoe meer informatie, hoe adequater het antwoord. Moeten bepaalde activiteiten op de stand in de backoffice van het bedrijf geïntegreerd worden, vertel er dan even bij hoe die backoffice georganiseerd is, welke apparatuur er gebruikt wordt, welke software er draait en hoe gegevens in het systeem gebracht kunnen worden. Dat bespaart een hoop zoek- en giswerk. En veel frustratie bij de indienststelling. Vaak is het nuttig de computerleverancier en de standbouwer vooraf met elkaar in contact te brengen: samen kunnen zij de nodige voorzieningen treffen om stroomtoevoer en bekabeling op een esthetisch verantwoorde manier aan het oog te onttrekken.

Sleutelvast

Beursstanden en hun inboedel zijn bepaald diefstalgevoelig, niet meteen tijdens de uren dat de beurs voor het publiek toegankelijk is, maar vooral tijdens de opbouw en afbouw. Wanneer u spullen huurt, bent u ervoor verantwoordelijk van zodra de leveringsbon getekend is tot uw handtekening ook op de retourbon staat. Normaliter bent u voor de duur van de beurs verzekerd tegen diefstal en calamiteiten voor de stand en voor de hele inboedel. Ook computers worden daartoe gerekend. Heeft u op de stand heel veel (huur)spullen staan, breng dan vooraf even de verzekeringsagent op de hoogte. Wellicht wordt uw polis voor een beperkte periode een beetje duurder, maar dat weegt niet op tegen wat u moet betalen wanneer spullen verdwijnen. Duid in het team iemand aan die verantwoordelijk is voor de standsluiting. Hij of zij zorgt ervoor dat alle laptops achter slot opgeborgen worden en dat desktops op één of andere manier (“sleutelvast”) vastgemaakt worden aan de constructie. Dat is met name belangrijk voor wanneer er toch iets fout gaat. De verzekering is immers enkel aanspreekbaar als er sprake is van inbraak én indien van die inbraak aangifte gedaan wordt bij de politie. Zonder aangifte immers geen diefstal.


Specialist

Er zijn honderden bedrijven die IT-oplossingen verkopen, maar er zijn er slechts een handjevol die spullen verhuren. Heeft u voor uw beursdeelname bijkomende capaciteit nodig, dan doet u er goed aan in zee te gaan met een verhuurbedrijf dat ervaring met beurzen heeft. Alleen dan heeft u garanties dat de gewenste spullen tijdig geraken waar ze moeten zijn, dat er bij de minste hapering snel en efficiënt gereageerd wordt en dat de spullen na afloop van de beurs ook snel weer opgehaald worden.





2009-07-16
Webdesign - Hosting - Techniek: Qball Internet BV