Magazine
Contact
Home
Beursdeelname? Zelf doen of uitbesteden?
Er ontstaan steeds meer bedrijfjes die zich specialiseren in projectmanagement van beursdeelnames. Ze hebben geen ateliers of opslagruimte, ze hebben wel verstand van het organiseren van beursdeelnames. De projectbureaus fungeren als een soort makelaars voor diensten die elders worden betrokken. Hun toegevoegde waarde zit vooral in de uitgebreide terreinervaring: dit soort bedrijven wordt bevolkt door mannen en vrouwen die het klappen van de zweep kennen; jarenlang hebben ze beursdeelnames beheerd, hetzij als exposant, hetzij als medewerker van een standbouwbedrijf.

Focussen op core business is voor veel bedrijven een manier om houvast te hebben in een snel wisselend bedrijfseconomisch landschap. Alles wat niet tot de kernactiviteiten behoort, wordt uitbesteed: schoonmaak, transport, communicatie…

Met beursdeelnames ligt dat vaak wat moeilijker. Een beursdeelname heeft zowel direct als indirect impact op de bedrijfsactiviteiten. Direct, omdat een beursdeelname een aanzienlijke mobilisatie van mensen en middelen met zich mee brengt. Indirect, omdat een beursdeelname mee bepaalt wat straks aan wie verkocht zal worden en dus ook wat morgen geproduceerd zal moeten worden.

Het antwoord op de vraag of een beursdeelname in eerste instantie een aangelegenheid is van de marketingafdeling, van de verkoopafdeling of van het algemeen management, is niet alleen afhankelijk van de bedrijfsstructuur maar ook van de aard van de activiteiten.

Uitbesteden

Ook wie binnen de organisatie voor de beursdeelnames verantwoordelijk is, kan outsourcen. Er zijn nogal wat zogeheten projectbureaus die het hele voorbereidingstraject ter harte nemen. Ook reclameagentschappen, evenementenbureaus en pr-agentschappen profileren zich in dit segment graag als uniek aanspreekpunt. Het enige wat je zelf nog moet doen, is zorgen dat je op de juiste dag in de juiste hal op de juiste stand staat.

Heel wat marketing- en salesverantwoordelijken vinden dat echter net een stap te ver. “Gevoelige” zaken als deelnamedoelstellingen, bemanning, uitnodigingspolitiek of opvolging van leads, houden ze liever zelf in de hand.

En dus zijn er ook dienstverleners die onderdelen van het voorbereidingstraject op zich nemen: alle geschreven communicatie, de logistieke organisatie, de reis- en verblijfsarrangementen, de rekrutering en opleiding van standmedewerkers, het beheer en de opvolging van leads… Door één of meerdere van die klussen uit te besteden, houdt u meer tijd over om u op andere onderdelen van het voorbereidingstraject te concentreren.

Bedrijfsblindheid

Hoe nauwer iemand bij een organisatie en haar producten of diensten betrokken is, hoe moeilijker hij of zij het heeft om kritisch afstand te nemen. Deze bedrijfsblindheid is het grootste obstakel om een aantrekkelijk deelnameconcept te ontwikkelen. Vanuit het perspectief van de fabrikant of verdeler is een product een object met een aantal fysische kenmerken en bepaalde prestaties. Vanuit het perspectief van de gebruiker is een product een object met een probleemoplossend vermogen, waarvan de aanschaf X gekost heeft. 

Een krachtig deelnameconcept focust op dat probleemoplossend vermogen, op de gebruikersvoordelen. Dat is wat mogelijke nieuwe gebruikers aanspreekt. Veel mensen hebben het echter moeilijk om hun eigen producten en diensten vanuit het perspectief van de potentiële gebruiker te bekijken. Samenwerken met een externe projectbegeleider is vaak een vruchtbare manier om tot een goed deelnameconcept te komen. Een buitenstaander dwingt je anders te kijken en het verdere voorbereidingstraject vanuit dat nieuwe perspectief af te werken.

Logistieke oefening

Vraag tien exposanten waar ze het meest tegenop zien en negen keer zal het antwoord zijn: het papierwerk dat bij een beursdeelname komt kijken. Er moeten in het voortraject inderdaad nogal wat formulieren en formuliertjes worden ingevuld, hoewel het aantal voortdurend slinkt.

Sommige organisatoren bieden standaardpakketten aan waar zoveel mogelijk zaken in voorzien zijn: een stand met elektriciteit en nutsvoorzieningen, telefoon- en internetaansluitingen, parkeerkaarten, toegangsbadges, uitnodigingskaarten, catering voor de standmedewerkers, vermelding in de catalogus enz. Andere organisatoren verminderen de bestelbonnenstapel door het hele servicepakket online aan te bieden. Zodra je als exposant geregistreerd bent, volstaan een login en een paswoord om allerhande spullen te bestellen.

Maar ook dan blijft er een logistieke oefening die tijdrovend is. Dat is meteen een tweede takenpakket dat graag uitbesteed wordt. Vooral bij grotere beurzen is de aan- en afvoer van spullen strak georganiseerd. Standenbouwers hebben voldoende ervaring daarmee en nemen de nodige maatregelen. Maar bij bedrijven die aan beurzen deelnemen is dat niet noodzakelijk zo.

Gespecialiseerde dienstenleveranciers kunnen het logistieke traject van u over nemen. Zij overleggen met de standbouwer, zorgen ervoor dat de tentoongestelde objecten, alle folders en catalogi tijdig op de stand geraken en er op het juiste moment tussen de sluiting van de beurs en de afbraak van de stand weer weggehaald worden. Vooral bij beursdeelnames in het buitenland kan de logistieke oefening bijzonder complex zijn en is het verstandig een en ander uit te besteden aan specialisten met terreinervaring.

Lead management

Hoe vreemd dat ook mag klinken, veel organisaties hebben het moeilijk met de opvolging van nieuwe zakelijke contacten. Zeker wanneer, zoals bij een beursdeelname, enkele dagen na elkaar vele tientallen of zelfs honderden nieuwe contacten gegenereerd worden. Ook lead management is daarom een onderdeel dat vaak wordt uitbesteed, meestal in combinatie met het uitnodigingsbeleid.

Dienstverleners die zich in lead management specialiseren, zorgen ervoor dat wie uw stand bezocht snel – doorgaans binnen drie dagen – de gewenste documentatie op zijn bureau heeft en dat voor elk contact. Vervolgens worden de contacten gegroepeerd op basis van de genoteerde gespreksgegevens en terugbezorgd aan de verkoopafdeling.

Heel vaak zal de dienstverlener ook het uitnodigingsbeleid ter harte nemen. Uw database van klanten en prospecten wordt aangezuiverd en verrijkt met nieuwe prospecten. Uitnodigingen en relatiekaarten worden per post of elektronisch opgestuurd en desgewenst telefonisch opgevolgd met het oog op een afspraak op de stand. Ook het opmaken van een gespreksrapport met relevante criteria voor latere selectie behoort tot het pallet aangeboden diensten.

Betaling

Hoe de projectbegeleider aan de opdrachtgever factureert, is in grote mate afhankelijk van de opdracht. In de meeste gevallen wordt vooraf een prognose gemaakt van het aantal uren dat nodig zal zijn om de diverse onderdelen van de opdracht tot een goed einde te brengen. Vervolgens wordt een management fee per uur gefactureerd. In sommige gevallen wordt een vaste projectfee berekend. De projectbegeleider kan in dat geval genieten van een commissie als makelaar die hem door de diverse toeleveranciers wordt betaald.



2009-07-16
Webdesign - Hosting - Techniek: Qball Internet BV